(2011年4月1日起生效)
请注意:公共档案不是学生档案.

公众纪录的定义

根据俄勒冈州修订的法规，每个人都有权检查任何非豁免的公共记录. (见俄勒冈州修订法令, Public 而且 Private Records; Public Reports 而且 Meetings, 第192章, 用于豁免公共记录的定义.)

“公共记录”是指任何包含与公众业务行为有关的信息的书面文件, 拥有, 使用, 或由公共机构保留，不论其物理形式或特征, 包括, 但不限于, 笔迹, 打字, 印刷, 拍摄, 以及各种记录手段, 包括字母, 单词, 图片, 听起来, 或符号, 或两者的组合, 所有的论文, 地图, 文件, 复印本, 或电子录音.

查阅和复制公共记录，应当在正常办公时间到记录所在的办公室进行, 或学院指定的其他设施. 学院档案不得离开校园，向公众公开 记录披露. 学院可直接监督检查或复制学院记录, 是否可以列出由请求人或应请求人要求检查或复制的记录, 并可同时为学院自己的目的复制所检查的记录 或由请求者或应请求者复制. 学院可提供一份纪录副本以代替正本，以保护原始纪录. 为了删除豁免材料，学院可以提供一份修改过的副本来代替原始记录.

申请公开纪录的程序

如何向Mt申请公共记录. 胡德社区学院; there 是 two types of public records requests:

非正式的请求

第一种类型的公共记录请求是由请求方口头提交的附带记录, 易于获取或可复制的，成本可忽略不计, 并且通常可以向公众分发.

正式的请求

所有其他公共记录要求必须以书面形式提交，并将根据俄勒冈州公共记录法批准或拒绝.

任何一方要求减免或豁免费用, 应充分配合学院查明要求的理由. 以确定所要求的公共记录是否免于披露, 有资格获得费用减免 或弃权，或文件是否符合“公共利益测试”(ORS 192.第440(5)条)要求方必须充分披露其提出要求的预期目的.

每项要求必须合理地描述所要求的记录. 这意味着要求必须足够具体，以允许熟悉该主题的学院工作人员在合理的时间内找到记录.

费用

1. 请求方应支付25美元保证金, 在向学院提交公共记录请求时. 请求方向学院支付的任何多付款项将在非豁免公共记录披露给学院后退还 请求方. 保证金必须随附“公众档案申请表”. 将申请表邮寄或专人递送至. 胡德社区学院，学院发展，斯塔克街东侧26000号, Gresham, OR 97030.
2. 学院要求请求方向学院支付除25美元押金外的合理费用余额, 在公开记录公布之前. (i.e.，公共记录将提供给提出请求的人 只有在向学院支付全部款项，并在公布/披露记录之前，方可签订协议.这些合理的费用应包括, but 是 not limited to: actual personnel costs; reproduction costs; delivery expenses; preparation 而且 release 重要事实的浓缩版本(ORS 192).502(9)(b)))用于6月20日或之后创建的公众纪录, 2007, 还有律师费, 如果有任何, 为审查, 编辑或隔离公众 记录分为豁免记录和非豁免记录.
3. 根据ORS 192.440, 学院须向请求方提供估算费用, 以书面形式, 如果公共记录要求超过25美元. 在收到估价后，请求方应通知学院是否需要 要求学院着手公开这些档案. 在提供书面费用估计后，请求方必须支付费用，作为接收记录的条件, 学院可能要求书面确认申请 该党希望学院继续公开记录. 学院可能会要求学费由 学院之前的请求方将其资源用于准备工作, 复制, 和发布 请求非豁免公共记录.
4. 请求方应按下列费率收取费用:
   1. 如果公共记录请求需要象征性的工作人员时间(少于30分钟), which includes: searching; locating; retrieving; copying; transporting; summarizing, 编译, 裁剪, 以及浓缩后的制备和释放 未被豁免披露的重要事实的版本(ORS 192.502(9)(b)))用于6月20日或之后创建的公众纪录, 2007; copies shall be made at no charge, 除非要求的副本数量超过10页.
   2. 只需要象征性的员工时间(少于30分钟)的记录, 但是拷贝数超过了10页, 应按员工的实际时间费用收取, 包括附加福利, plus: copying/delivering charges; charges 为总结, 编译, 裁剪; 而且 preparation 而且 release 重要事实的浓缩版本(ORS 192).502(9)(b)), for public records created on or after June 20, 2007; 而且 的律师费, 如果有任何, 为审查, 将公共记录编辑或隔离为豁免记录和非豁免记录. 复印费用为0美元.每页10元.
   3. 需要超过象征性工作时间的记录(30分钟或更多), 是否会向请求方提供实际的工作人员时间费用, 包括附加福利, plus: copying/delivery charges; charges 为总结, 编译 裁剪; 而且 charges for the preparation 而且 release 重要事实的浓缩版本(ORS 192).502(9)(b)))，适用于2007年6月20日或之后创建的公众纪录. 复制 收费标准为0美元.每页10元. 人事费用应按季度小时计算, 围捕, 学院员工和/或学院律师所花费的时间. 律师费用，如有，应 限于律师为学院审查公共记录所花费的时间成本, 编辑来自公共记录的材料或将公共记录分为豁免记录和非豁免记录. 学院可以例外 根据历史实践或其他情况，这些规定的利率.
5. 如果学院确定提供副本符合ORS 192中规定的公众最大利益，则可以免除或减少费用.440(5).
6. 即使档案保管人未能按要求找到任何档案，学院仍可收取查册时间的费用, 或者即使所找到的记录后来被确定为免于披露. 当员工的时间量 使用金额超过25美元的保证金，要求方的保证金将被没收.
7. 在大多数情况下, 本院可在21个工作天内回应查阅公开档案的要求. 同时，学院将尽一切努力在此时间范围内回应请求, 请求不得影响的操作 学院不干涉正常履行托管人职责.